Schlüsselübergabeprotokoll

Zwar ist es (mitunter lästige) Bürokratie, aber immer dann, wenn Schlüssel übergeben werden, ist es empfehlenswert, ein Schlüsselübergabeprotokoll anzufertigen. Zwar gibt es hierfür keine gesetzliche Pflicht, aber es kann einem im Nachhinein viel Ärger ersparen, ein solches Schlüsselübergabeprotokoll erstellt zu haben.

Das Schlüsselübergabeprotokoll definiert zunächst einmal klar, welche Schlüssel von einer Partei zur anderen übergeben werden. Hierbei ist darauf zu achten, dass auf der einen Seite klar benannt wird, welche Seite die Schlüssel übergibt und welche sie erhält, zum anderen sind aber auch im Sinne der Rechtssicherheit die übergebenen Schlüssel klar und samt ihrer Anzahl zu benennen.

Generell gilt, wie eingangs bereits erwähnt, dass ein Schlüsselübergabeprotokoll immer dann angebracht ist, wenn Schlüssel übergeben werden. So weit, so einleuchtend. Aber wo gibt es überall Schlüsselübergaben? Klar: Das prominenteste Beispiel ist natürlich die Mietwohnung bzw. das Mietshaus, schließlich werden hier Schlüssel für einen unbefristeten, aber kündbaren, oder einen von vornherein befristeten Zeitraum übergeben und müssen zum Ende des Mietverhältnisses zurückgegeben werden.

Aber nicht nur, wenn es um Wohnraum geht, gibt es Schlüsselübergaben, bei denen es sinnvoll ist, ein Schlüsselübergabeprotokoll anzufertigen. Bezieht man es auf Mietsachen, so existieren auch noch andere Objekte: Garage, Self Storage u.v.m. Werden hier Schlüssel übergeben, so sollte dies protokolliert werden.

Doch es sind nicht nur Mietsachen, bei denen Schlüssel übergeben werden. Wer einen Arbeitsplatz antritt, wird beispielsweise ebenfalls einen Schlüssel für die Firma ausgehändigt bekommen. Auch hier empfiehlt es sich, ein Schlüsselübergabeprotokoll anzufertigen, da auch dieser Schlüssel eines Tages zurückgegeben werden muss.

War bisher immer von befristeten Schlüsselübergaben die Rede, so ist ein Schlüsselübergabeprotokoll auch dann sinnvoll, wenn es sich um erworbenes Eigentum handelt. Kauft man beispielsweise eine Eigentumswohnung, so sollte auch hier festgehalten werden, wie viele Schlüssel zu Beginn übergeben wurden, damit beide Parteien rechtlich auf der sicheren Seite sind.

Wie bereits erwähnt, sind im Schlüsselübergabeprotokoll genau die Parteien wie auch die Schlüssel zu bezeichnen, um an dieser Stelle Missverständnissen vorzubeugen. Aber nicht nur das ist im Schlüsselübergabeprotokoll zu beachten. Denn auch, wenn alles klar benannt wurde, bleibt immer noch die Frage, was denn eigentlich die Konsequenzen sind, die bei einem Schlüsselverlust drohen.

Neben finanziellen Aspekten, wie den Kosten, die durch einen Schlüsselverlust sowie die daraus unter Umständen anstehenden Austausche von Schlössern und Schlüsseln, kann im Schlüsselübergabeprotokoll auch die Meldepflicht des Schlüsselbesitzers im Verlustfall festgelegt werden.

Bisher war an dieser Stelle wie selbstverständlich von Schlüsseln die Rede, aber gerade in der Arbeitswelt werden statt Schlüsseln auch häufig digitale Schließmedien wie SmartCards oder Transponder verwendet. Auch bei diesen empfiehlt es sich, ein Schlüsselübergabeprotokoll unter Beachtung der genannten Aspekte zu erstellen.

Was hier anders sein wird, sind die Kosten, die im Falle eines Verlustes entstehen. Wenn statt eines Schlüssels ein digitales Schließmedium verloren geht, so ist der Schaden bei weitem nicht so groß, da kein Austausch von Zylindern und Schlüsseln nötig ist, sondern das Medium einfach in der Anlage gesperrt werden kann. Hier entstehen nur die Kosten für das verlorene Schließmedium. Ein Schlüsselübergabeprotokoll zu unterschreiben fühlt sich somit vermutlich auch für den Empfänger des Schließmediums besser an.

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