Nyckelöverlämningsprotokoll
Det kanske är (emellanåt jobbig) byråkrati, men när nycklar ska överlämnas är ett nyckelöverlämningsprotokoll att rekommendera. Det är inte obligatoriskt enligt lag, men i efterhand kan man komma att tacka sin lyckliga stjärna över att ha tagit fram detta protokoll.
Vad är ett nyckelöverlämningsprotokoll?
Nyckelöverlämningsprotokollet anger tydligt vilka nycklar som har lämnats över från en part till en annan. Här ska man vara noga med att dels tydligt nämna vem som lämnar över nycklarna och vem som erhåller dem, dels med tanke på säkerheten tydligt ange identifikation av de överlämnade nycklarna och deras antal.
När bör man ta fram ett nyckelöverlämningsprotokoll?
Generellt gäller, som vi nämnde inledningsvis, att ett nyckelöverlämningsprotokoll alltid bör tas fram när nycklar överlämnas. Allt klart så långt. Men var förekommer nyckelöverlämning? I olika sammanhang. Ett vanligt exempel är naturligtvis en lägenhet eller ett hus som hyrs ut där nycklarna överlämnas på obestämd (men uppsägningsbar) tid eller på en på förhand bestämd tidsperiod för att sedan lämnas tillbaka vid hyrestidens slut.
Men nyckelöverlämningsprotokoll är meningsfulla även i sammanhang som inte handlar om bostäder. Om vi pratar hyra så finns det ju även andra objekt: Det kan handla om garage eller Self Storage. Förekommer nyckelöverlämning så bör det dokumenteras.
Det är dock inte bara i samband med hyra som nycklar behöver överlämnas. Den som börjar på ett nytt jobb får en nyckel till företagets lokaler. Även här rekommenderar vi att ta fram ett nyckelöverlämningsprotokoll eftersom nyckeln kommer att behöva återlämnas en vacker dag.
Vi har hittills pratat om tidsbestämda nyckelöverlämningar, men det kan även vara en bra idé att använda ett nyckelöverlämningsprotokoll när det handlar om förvärvad egendom. Om man köper en lägenhet bör det gå att fastställa hur många nycklar som fanns från början så att båda parter kan känna sig säkra.
Vad ska man tänka på när det gäller ett nyckelöverlämningsprotokoll?
Som redan nämnts ska det framgå vilka personer och nycklar det rör sig om för att förebygga missförstånd. Men inte bara det ska framgå av nyckelöverlämningsprotokollet. Även om allt står tydligt och klar måste det även framgå vad konsekvenserna blir i händelse av en nyckelförlust.
Vid sidan av ekonomiska aspekter, till exempel kostnader som uppstår om exempelvis lås och nycklar måste bytas ut, kan man även fastställa att nyckelinnehavaren måste anmäla en förlust.
Behövs nyckelöverlämningsprotokoll även för digitala låsmedier?
Hittills har det handlat om nycklar, men i arbetslivet används ofta digitala låsmedier såsom SmartCards eller transpondrar i stället för nycklar. Även i detta fall rekommenderas ett nyckelöverlämningsprotokoll med hänsyn till nämnda aspekter.
Vad som skiljer sig åt här är kostnaderna i händelse av en förlust. Om ett digitalt låsmedium i stället för en nyckel tappas bort är skadan inte på långt när så stor, eftersom inga låscylindrar eller nycklar behöver bytas ut tack vare att låsmediet enkelt kan spärras i systemet. Det enda som kostar är ett nytt låsmedium. Men det kanske ändå känns bättre för mottagaren av låsmediet att skriva under ett nyckelöverlämningsprotokoll.
Är du intresserad av digitala låsmedier?
På vår hämtningssida hittar du än mängd information om System 3060 och andra system. Du får veta hur enkelt, bekvämt och säkert ett digitalt låssystem utan nycklar är.