Sleuteloverdrachtsprotocol

Het is weliswaar (soms lastige) bureaucratie, maar telkens wanneer sleutels worden overhandigd, is het raadzaam om een sleuteloverdrachtsprotocol aan te maken. Weliswaar bestaat hiervoor geen wettelijke verplichting, maar het kan achteraf veel ergernis besparen als u een dergelijk sleuteloverdrachtsprotocol hebt.

Het sleuteloverdrachtsprotocol definieert allereerst duidelijk welke sleutels de ene partij aan de andere heeft overhandigd. Hierbij moet erop worden gelet dat aan de ene kant duidelijk wordt aangegeven wie de sleutels overhandigt en welke partij ze ontvangt. Aan de andere kant moet voor een goede wetmatige basis ook het aantal sleutels per exemplaar duidelijk vermeld zijn.

Zoals aan het begin al gezegd, geldt in het algemeen dat een sleuteloverdrachtsprotocol altijd praktisch is bij de overhandiging van sleutels. Tot dusver is alles duidelijk. Maar op welke punten vindt een sleuteloverdracht plaats? Ook dat is duidelijk. Het meest prominente voorbeeld is natuurlijk de huurwoning of -flat. Ten slotte worden hier sleutels voor een onbepaalde, maar opzegbare periode of een van te voren bepaalde periode overhandigd en moeten ze aan het einde van de huurperiode worden teruggegeven.

Maar niet alleen als het om woonruimte gaat, bestaan er sleuteloverdrachten waarbij het zinvol is om er een protocol van te maken. Er kunnen ook nog geheel andere objecten verhuurd worden: garages, opslagruimte e.d. Wanneer hiervoor sleutels worden overhandigd, moet dit worden geprotocolleerd.

Het onderwerp blijft echter niet beperkt tot huur en verhuur. Wie begint op een nieuwe werkplek krijgt bijvoorbeeld ook een sleutel voor het bedrijf. Ook hier is het aan te bevelen om een sleuteloverdrachtsprotocol aan te maken, want ook deze sleutel moet op een zekere dag weer worden teruggegeven.

Was er tot nu toe altijd sprake van tijdelijke sleuteloverdrachten, dan is een sleuteloverdrachtsprotocol ook zinvol wanneer het om verworven eigendom gaat. Wie bijvoorbeeld een appartement koopt, moet ook hier bijhouden hoeveel sleutels aan het begin werden overhandigd, zodat beide betrokken partijen juridisch aan de veilige kant blijven.

Zoals eerder vermeld, moeten zowel de partijen als de sleutels duidelijk in het sleuteloverdrachtsprotocol worden vermeld om misverstanden te voorkomen. Maar dat is niet het enige waarop moet worden gelet in het sleuteloverdrachtsprotocol. Want ook al werd alles duidelijk benoemd, toch blijft de vraag wat eigenlijk de consequenties zijn die dreigen bij verlies van sleutels.

Naast financiële aspecten, zoals de kosten die het gevolg zijn van verloren sleutels en de daaruit voortvloeiende vervangingen van sloten en sleutels, kan in het sleuteloverdrachtsprotocol ook de meldingsplicht van de sleutelhouder bij verlies worden vastgelegd.

Tot nu toe was hier vanzelfsprekend sprake van tastbare sleutels. Maar juist op het werk worden in plaats van sleutels ook vaak digitale sluitmedia als SmartCards of transponders gebruikt. Ook hier wordt geadviseerd, een sleuteloverdrachtsprotocol met inachtneming van de genoemde aspecten op te stellen.

Wat hier anders is, zijn de kosten die ontstaan in geval van verlies. Wanneer in plaats van een sleutel een digitaal sluitmedium verloren gaat, is de schade bij lange na niet zo groot, omdat geen vervanging van cilinders en sleutels nodig is. Het medium kan gewoon in het systeem geblokkeerd worden. Hierbij ontstaan alleen de kosten voor het verloren sluitmedium. Een sleuteloverdrachtsprotocol ondertekenen voelt daardoor vermoedelijk ook beter aan voor de ontvanger van het sluitmedium.

In onze downloadsectie vindt u uitgebreide informatie over installaties als het Systeem 3060. U komt te weten hoe comfortabel, eenvoudig en veilig digitaal sluiten zonder sleutels is.