Comment établir un protocole de remise des clés ?
Bien qu’il s’agisse d’une bureaucratie (parfois fastidieuse), à chaque fois que des clés sont distribuées, il est recommandé de dresser un protocole lors de la remise des clés. Malgré l’absence d’obligation légale en la matière, vous pourrez vous épargner des ennuis par la suite en ayant établi un protocole de remise des clés.
Qu’est-ce qu’un protocole de remise des clés ?
Le protocole de remise des clés définit de manière claire les clés qui ont été remises à une partie par une autre. À cette occasion, il faut veiller à indiquer clairement, d’une part, quelle partie remet les clés et quelle partie les reçoit d'une part et, pour finir, les clés remises et leur nombre, afin de garantir la sécurité juridique.
Quand un protocole de remise des clés doit-il être dressé ?
En règle générale, comme déjà indiqué précédemment, un protocole de remise des clés doit être mis en œuvre dès que des clés sont données. Jusqu’ici, tout est clair. Mais quand est-on confronté à une remise de clés ? C’est évident : l’exemple le plus connu est bien sûr l’appartement ou la maison en location. Dans ce cas, des clés sont remises pour une durée indéterminée mais résiliable, ou pour une durée déterminée dès le départ, et doivent être restituées à la fin du contrat de location.
Cependant, le logement n’est pas le seul cas de remise de clés pour lequel il est utile de dresser un protocole de remise des clés. D’autres biens peuvent être loués : des garages, des stockages en libre-service, etc. Dans ces situations, les clés remises doivent également être consignées.
La location n’est toutefois pas le seul domaine dans lequel des clés sont remises. Par exemple, lorsque quelqu’un commence un nouvel emploi, il peut recevoir une clé de la société.
Jusqu’à présent, il a toujours été question de remises de clés à durée limitée ; un protocole de remise des clés peut également être utile lorsqu’il s’agit de l’acquisition d’une propriété. Lors de l’achat d’un appartement en copropriété, il faut consigner par écrit combien de clés ont été remises initialement pour que les deux parties soient protégées juridiquement.
Que faut-il prendre en compte pour le protocole de remise des clés ?
Comme déjà mentionné, le protocole de remise des clés doit désigner avec précision les parties, ainsi que les clés, pour prévenir tout désaccord à ce sujet. Néanmoins, ce ne sont pas les seuls éléments que le protocole de remise des clés doit contenir. En effet, même si tout a été clairement énoncé, il convient de déterminer quelles sont les conséquences réelles en cas de perte d'une clé.
Outre les aspects financiers, tels que les coûts engendrés par la perte de clés et le remplacement des serrures et des clés qui en résulte, le protocole de remise des clés peut également préciser l'obligation de déclaration de la perte des clés par le détenteur des clés.
Un protocole de remise des clés pour les supports de fermeture numériques ?
Il a toujours été question de clés jusqu’à présent, mais des supports de fermeture numériques, comme des SmartCards ou des transpondeurs, sont fréquemment utilisés à la place de clés, notamment dans le monde du travail. Dans ce cas, il est également recommandé d’établir un protocole de remise des clés tenant compte des points déjà mentionnés.
La seule différence réside dans les coûts occasionnés en cas de perte. Si un support de fermeture numérique est perdu, le préjudice est beaucoup moins grand qu’avec une clé, car il n’est pas nécessaire de remplacer les cylindres et les clés, il suffit simplement de bloquer le support dans le système. Les seuls coûts occasionnés sont ceux du support de fermeture perdu. Par conséquent, le protocole de remise des clés à signer est probablement favorable à celui qui reçoit le support de fermeture.
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