I dispositivi di chiusura adatti a un coworking space
Che cos’è esattamente un coworking space?
I coworking space rappresentano la soluzione ottimale quando si necessita di avere a disposizione locali adibiti a uffici flessibili. Oggi in particolare, i liberi professionisti, ma anche i dipendenti, non sono più necessariamente vincolati a un luogo in cui svolgere il lavoro d’ufficio. Soprattutto nel settore creativo, nelle start-up e tra gli imprenditori, è molto apprezzata la possibilità di prendere in affitto uno spazio di lavoro flessibile.
Le relazioni sociali nei coworking space, anche tra aziende diverse, rappresentano per molti utenti un ulteriore motivo per prendere in affitto un locale adibito a ufficio. Questo vale anche per gli eventi e le manifestazioni che possono avere luogo in tali locali. Non di rado, tra le diverse aziende e persone che operano in un coworking space, si instaurano importanti relazioni d’affari.
Anche le dotazioni spesso non lasciano nulla a desiderare, come mostrano ad esempio le scrivanie, le sale riunioni, le sale per seminari, la cucina o l’area ricreativa. Inoltre, l’infrastruttura tecnica dei coworking space offre un notevole vantaggio in particolare alle aziende da poco costituite, in quanto gli arredi dell’ufficio, il collegamento a internet o l’hardware non devono essere subito acquistati, ma possono essere noleggiati direttamente.
Le possibilità di utilizzo dei coworking space
Il coworking può essere limitato a una singola impresa, quando un potenziale di spazio disponibile viene utilizzato per diversi periodi da reparti o collaboratori diversi. In questo caso non vi sono “uffici propri” o ve ne sono pochi solo per i collaboratori che lavorano regolarmente in sede.
Il coworking può anche costituire fin dall’inizio l’obiettivo e lo scopo della costruzione di (nuovi) edifici per gli uffici. In questo caso vengono realizzati, in grande stile, numerosi e diversi spazi di lavoro ripartiti in modo tale che parecchi utenti diversi (di solito locatari) possano svolgere le loro attività temporaneamente o per un lungo periodo. Sempre più spesso, grazie a tale costellazione di utenti, hanno luogo incontri tra giovani imprese che talvolta operano in settori di attività simili.
Di solito, ciò che accomuna entrambe le modalità è la presenza di soggetti diversi in un'infrastruttura condivisa, a partire dai garage sotterranei e dalla reception, fino all’area ricreativa sulla terrazza sul tetto con il catering di un fornitore esterno, all’area fitness e wellness o a una struttura per l'accudimento dei bambini.
Le sfide nell’organizzazione
Una grande flessibilità significa anche una grande sfida per i gestori, poiché nel coworking space non vi sono orari di lavoro fissi e spesso si avvicendano persone diverse. Pertanto, gestire l’accesso di impiegati, liberi professionisti, e imprenditori senza un sistema di chiusura ben funzionante può, ben presto, diventare un problema.
Si tratta, dunque, di adottare un sistema che garantisca l’organizzazione e l’accesso di persone diverse alle attrezzature e ai locali più svariati. Il motto è: il minimo sforzo di gestione per la massima sicurezza.
Al riguardo, è imprescindibile un sistema di accesso intelligente che permetta una scalabilità versatile degli spazi e delle persone.
I problemi delle chiavi “convenzionali”
Un modo classico di organizzarsi sarebbe installare un sistema di chiusura con cilindri meccanici, In questo caso, il gestore possiede una chiave master (“chiave generale”) che permette l’apertura di tutti i cilindri di chiusura dell’edificio. Gli utenti del coworking space ricevono le copie delle chiavi necessarie per gli spazi da loro utilizzati. In questo caso, occorre redigere un verbale di consegna delle chiavi necessarie, in modo tale che alla cessazione del contratto tutte le chiavi vengano riconsegnate.
In caso di un numero elevato di chiavi e di utenti che si avvicendano, tale modalità si scontra con i propri limiti. Vi sono a disposizione chiavi sufficienti per tutte le persone autorizzate? Che cosa accade se dei nuovi utenti necessitano di una chiave? Come si realizza l’ampliamento degli uffici quando occorre maggiore spazio?
A ogni nuovo contratto aumentano anche gli sforzi del gestore. Tuttavia, anche per i locatari, tali questioni poco chiare potrebbero costituire un criterio di esclusione durante la scelta di un coworking space adatto. Di conseguenza, occorre ridurre al minimo lo sforzo per entrambe le parti.
Anche il rischio per la sicurezza è elevato. Se si smarrisce una chiave, nel peggiore dei casi, devono essere completamente sostituite e consegnate le chiavi e le serrature. Inoltre, durante la sostituzione, non possono avere luogo la attività giornaliere e quindi, in tale periodo, diminuiscono i guadagni.
La migliore alternativa: un sistema di chiusura digitale
Come si è già potuto intuire, un sistema meccanico in un coworking space è troppo rischioso e, ben presto, può diventare molto costoso. La soluzione al riguardo consiste in un sistema di accesso digitale intelligente. Tale sistema semplifica di molto l’organizzazione delle chiavi, aumenta la sicurezza e risolve in modo pratico la gestione dei locali.
Le chiavi meccaniche vengono sostituite con mezzi d'identificazione moderni (transponder o smartCard). Le porte si aprono mediante tecnologia RFID da subito senza chiavi e in base alle autorizzazioni dell’utente. Pertanto, il numero di collaboratori non ha più nessuna importanza. Anche le nuove persone che devono ottenere l’accesso a una determinata area possono essere abilitate nell’arco di pochi secondi. Se invece un collaboratore non deve più avere l’accesso o un transponder è stato smarrito? Nessun problema, con pochi clic il mezzo viene bloccato e la sicurezza nell’edificio è ripristinata.
Tuttavia, anche il caso contrario, vale a dire l’abilitazione di nuove aree, può avvenire in brevissimo tempo. Quindi l’espansione flessibile di aree e attrezzature viene attuata in modo rapido e semplice, anche per un periodo di tempo limitato. Per cui anche per una riunione estemporanea nella sala di recente affittata non vi sono ostacoli.
Grazie all’impianto di chiusura digitale anche il lavoro dei gestori è alleggerito. Non solo per quanto riguarda la consegna della chiave, ma anche per il monitoraggio dell’intero edificio. Grazie al DoorMonitoring, il sistema fornisce in qualsiasi momento un resoconto attuale sullo stato delle porte. Alla domanda “chi è entrato e quando?” è subito possibile dare una risposta. Inoltre, il software avverte l’utente qualora vi siano dei rischi per la sicurezza, come ad esempio alcune porte rimaste aperte.
Un sistema intelligente di accesso a un coworking space offre anche la possibilità di tracciare gli eventi. Questo significa che in qualsiasi momento è possibile ricostruire quale persona è entrata nell’edificio o nei locali.
Non solo gli edifici sono al sicuro
Anche le sbarre o i cancelli possono essere comodamente collegati al controllo intelligente degli accessi. Pertanto, contemporaneamente, il transponder o la SmartCard permettono di raggiungere i posti auto o i parcheggi per i quali si ha l'autorizzazione.
Tuttavia, il mezzo d'identificazione non offre solo la possibilità di accedere al parcheggio e ai locali. Possono inoltre essere protette anche le attrezzature dell’edificio. L’autorizzazione per accedere ad aree sensibili o per utilizzare dispositivi tecnici può essere gestita in modo flessibile. I semicilindri digitali permettono di aprire e chiudere comodamente armadi per quadri elettrici e server.
Tutti i vantaggi in colpo d’occhio
- Addio a orari fissi d'ufficio: mai più limitazioni degli orari di apertura grazie a finestre di accesso adattabili
- Avvicendamento del personale: nessun problema. Flessibilità illimitata nel frequente avvicendarsi dei più svariati gruppi di persone
- Minimo sforzo organizzativo: semplice consegna e recupero delle “chiavi elettroniche”
- Migliore gestione delle chiavi: assegnazione di autorizzazioni di accesso con pochi clic, anche per un periodo di tempo limitato
- Massima sicurezza: nessun rischio per la sicurezza in caso di chiavi smarrite e totale tracciabilità
- Risparmio di costi e tempo: mai più spiacevoli duplicazioni di chiavi (sostitutive), ma rapida consegna dei mezzi d'identificazione
- Rapida installazione: sostituzione senza posa di cavi dei cilindri esistenti e senza forare
- Comodo utilizzo: versioni diverse del software per tutte le esigenze con possibilità di upgrade
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