Låse rigtigt i Coworking-space
Hvad er egentlig et Coworking-space?
Coworking-spaces er den optimale løsning, når det drejer sig om at stille fleksible kontorlokaler til rådighed. I dag er især freelancere, men også ansatte ikke altid bundet til et sted, hvor de kan udøve deres arbejde på kontoret. Især inden for den kreative branche, ved opstart og grundlæggere er muligheden for at leje en fleksibel arbejdsplads meget populær.
Den sociale udveksling i Coworking-spaces – også på tværs af firmaer – er for mange brugere en anden grund til at leje et kontorlokale. Det vedrører også events og foranstaltninger, der kan finde sted i lokaliteterne. Ikke sjældent skabes værdifulde forretningsforbindelser på grund af de forskellige firmaer og personer, der besøger et Coworking-space.
Også udstyret opfylder ofte alle ønsker som f.eks. skrivebord, mødelokale, seminarlokaler, køkken eller loungeområde. Derudover tilbyder den tekniske infrastruktur i Coworking-spaces en væsentlig fordel for især nyoprettede firmaer: Kontorudstyr, internet eller hardware skal ikke straks købes, men indgår i lejen.
Anvendelsesvarianter af Coworking-spaces
Coworking kan begrænse sig til en enkelt virksomhed, idet et eksisterende lokalepotentiale anvendes af forskellige afdelinger eller ansatte på forskellige tidspunkter – "egne kontorer" findes ikke eller kun meget få til medarbejdere, der regelmæssigt er aktive på stedet.
Coworking kan også fra starten af være målet og formålet med (nyt) kontorbyggeri. Her skabes og opdeles mange forskellige arbejdslokaler i større stil, så flere forskellige brugere (som regel lejere) midlertidigt eller på lang sigt kan drive deres forretning. Denne konstellation er oftest populær blandt flere nye virksomheder, især inden for nærliggende forretningsområder.
Fælles for begge former er som regel tilstedeværelsen af en fælles infrastruktur startende med parkeringspladserne i parkeringskælderen over en reception til loungeområdet på tagterrassen med catering fra en tredjepart, fitness- og wellnessområde eller et område med børnepasning.
Udfordringer i organisationen
Den store fleksibilitet er også en stor udfordring for ejerne, for i Coworking-space er der ingen faste arbejdstider, og personerne skifter ofte. Dvs.: Det kan hurtigt blive et problem at styre adgangen for ansatte, freelancere og grundlæggere uden et velfungerende låsesystem.
Derfor er det altafgørende at oprette et koncept, der garanterer organisation og adgang for forskellige personer til forskellige lokaliteter og udstyr. Devisen lyder: Minimale administrationsudgifter ved maksimal sikkerhed. Et intelligent adgangssystem, der muliggør en vilkårlig skalering af lokaler og personer, er her ufravigeligt.
Problemer ved "traditionelle" nøgler
Organisationens klassiske vej ville være at installere et låsesystem med mekaniske låsecylindre. Her har ejeren en hovednøgle ("generalnøgle"), der gør det muligt at åbne samtlige låsecylindre i bygningen. Brugere af Coworking-spaces får kopier af nøglen, som de skal bruge til de områder, de må anvende. Overdragelsen af de nødvendige nøgler skal i dette tilfælde protokolleres, så samtlige nøgler alle afleveres igen ved kontraktophør.
En måde, der ved et stort antal nøgler og skiftende brugere, hurtigt når sine grænser: Er der nok nøgler til alle adgangsberettigede personer? Hvad sker der ved nye brugere, der ligeledes har brug for en nøgle? Hvordan realiseres en udvidelse af kontorlokalet, så snart der kræves mere plads?
Ejerens administrationsudgifter stiger med hver yderligere kontrakt. Men også for lejere kan disse uafklarede spørgsmål være et udelukkelseskriterium, når det drejer sig om at vælge et egnet Coworking-space. Udgifterne skal jo reduceres til et minimum for begge parter.
Sikkerhedsrisikoen er også høj. Hvis en nøgle mistes, skal låse og nøgler i værste fald udskiftes og udleveres komplet. Derudover kan den daglige drift ikke finde sted under en udskiftning, hvilket reducerer indtægterne i dette tidsrum.
Det bedre alternativ: Et digitalt låsesystem
Som man allerede kunne se: Et mekanisk system er for usikkert og kan hurtigt blive for dyrt i Coworking-space. Løsningen er et intelligent, digitalt adgangssystem. Organisationen af nøgler forenkles dermed meget, sikkerheden øges, og styringen af lokaler løses komfortabelt.
Mekaniske nøgler erstattes af moderne identifikationsmedier (transponder eller SmartCard). Døre åbner straks uden nøgle og brugerspecifikt takket være RFID-teknikken. Antallet af medarbejdere spiller dermed ikke længere nogen rolle. Også nye personer, der skal have adgang til det pågældende område, kan frigives inden for få sekunder. Skal en medarbejder derimod ikke længere have adgang, eller er en transponder mistet? Ikke noget problem: Med kun nogle få klik er mediet spærret, og sikkerheden i bygningen er genskabt.
Omvendt kan frigivelse af nye områder også realiseres inden for få sekunder. Den fleksible udvidelse af lokaler og udstyr stilles dermed hurtigt og nemt til rådighed – også midlertidigt. Der er dermed intet, der står i vejen for et spontant møde i det nylejede mødelokale.
Ejerne aflastes også takket være det digitale låseanlæg. Ikke kun ved nøgleoverdragelsen, men også takket være oversigten over hele bygningen. Med DoorMonitoring leverer systemet altid aktuelle statusrapporter. Spørgsmålet "Hvem har adgang hvornår?" kan straks afklares. Derudover alarmerer softwaren brugeren om eksisterende sikkerhedsrisici som f.eks. åbne døre.
Derudover giver et intelligent Coworking-space-adgangssystem mulighed for opfølgning. Det betyder, at det altid kan dokumenteres, hvilken person der har fået adgang til bygningen eller lokalerne.
Ikke kun bygninger er sikret
Bomme eller porte kan også nemt kobles sammen med den intelligente adgangskontrol. En transponder eller et SmartCard muliggør dermed også passage til frigivne parkeringspladser eller parkeringshuse.
Identifikationsmediet giver dog ikke kun adgang til parkeringsmuligheder og lokaler. Bygningens udstyr kan fortsat også sikres. Frigivelsen af følsomme områder eller tekniske enheder kan udformes fleksibelt. Digitale halvcylindre gør det muligt at åbne og lukke koblings- og serveskabe komfortabelt.
Oversigt over dine fordele
- Farvel til faste kontortider: Aldrig mere begrænsning af åbningstider takket være adgangsvinduer, der kan tilpasses
- Fluktuation – intet problem: Ubegrænset fleksibilitet ved hyppige skift af vidt forskellige persongrupper
- Minimale organisatoriske udgifter: Ukompliceret udlevering og indsamling af "elektroniske nøgler"
- Forbedret nøglestyring: Tildeling af adgangsrettigheder med kun nogle få klik – også midlertidigt
- Maksimal sikkerhed: Ingen sikkerhedsrisiko ved mistede nøgler, samt fuld dokumentation
- Omkostnings- og tidsbesparelse: Aldrig mere besværlig kopiering af (reserve-)nøgler, men hurtig klargøring af identifikationsmedier
- Hurtigt installeret: Udskiftning af eksisterende cylindre uden kabler og uden at bore
- Komfortabel betjening: Forskellige softwareversioner for alle krav med mulighed for opgradering
Highend Coworking-space takket være adgangskontrol fra professionelle
Som ekspert inden for digital låseteknik står SimonsVoss i mere end 20 år for sikkerhed på højeste niveau. Låsekomponenter fra pioneren inden for digital låseteknik kan kombineres med hinanden uden problemer. SimonsVoss-systemer giver fuld investeringssikkerhed, da ethvert låseanlæg billigt kan udvides med ny software og nye komponenter – selv efter mange år!
Har du spørgsmål? Kontakt os!