Des solutions pour contrôler l'accès de vos espaces de coworking
SimonsVoss vous propose des solutions sur-mesure pour tous les espaces de coworking, peu importe leur taille. Nous vous offrons la possibilité d’installer une solution de contrôle d’accès avec fermetures numériques adaptée à vos besoins et exigences.
Les systèmes traditionnels et donc mécaniques, ne sont pas assez sécurisés et la maintenance peut devenir très coûteuse. L’alternative la plus adaptée et qui protégera au mieux vos espaces de travail demeure un système d’accès numérique intelligent. La gestion des espaces se trouve ainsi optimisée.
Qu’est-ce qu’un espace de coworking ?
À l’heure où les bureaux flexibles (flex office) et où les travailleurs nomades figurent parmi les sujets principaux des entreprises, les espaces de coworking fleurissent et s’adaptent à ces nouveaux besoins et concepts. Les travailleurs indépendants mais aussi les employés, ne sont pas forcément liés à un site pour accomplir leur travail. Notamment dans le secteur créatif, dans les start-ups et parmi les créateurs d’entreprise, la possibilité de louer un espace de travail flexible est très appréciée.
Pour de nombreux utilisateurs, les échanges sociaux au sein des espaces de coworking et interentreprises constituent une raison supplémentaire d’y louer un bureau. Il en va de même pour les événements et manifestations qui peuvent avoir lieu dans les locaux. Il n’est pas rare que les différentes sociétés et personnes qui fréquentent l’espace de coworking nouent des relations commerciales fructueuses.
Les équipements comme des bureaux, une salle de réunion, une salle de conférence, une cuisine ou un espace de détente, répondent à toutes les attentes. L’infrastructure technique des espaces de coworking présente un avantage considérable, notamment pour les sociétés récentes : il n’est pas nécessaire d’acquérir immédiatement du matériel de bureau, une installation Internet ou du matériel informatique, car ils sont inclus dans la prestation.
Les différentes configurations des espaces de coworking
Le coworking peut se limiter à une seule entreprise, lorsque différents services ou employés utilisent un espace existant à différents moments. Il n’existe alors plus de bureaux attitrés, ou en très petit nombre pour les employés qui travaillent régulièrement sur site.
Des immeubles de bureaux (neufs) peuvent également être prévus d’emblée pour le coworking. Dans ce cas, de nombreux espaces de travail différents sont créés à grande échelle et divisés afin que les utilisateurs, souvent les locataires, puissent exercer leur activité temporairement ou à long terme. Cette configuration concerne généralement des regroupements de jeunes entreprises dans des secteurs d’activité proches.
Dans les deux cas, il existe généralement une infrastructure commune permettant aux utilisateurs de disposer par exemple :
- D’un parking souterrain avec réception.
- D’un espace détente sur le toit-terrasse.
- D’une restauration assurée par un prestataire tiers.
- D’un espace fitness et bien-être.
- D’un service de garde d’enfants.
Défis concernant l’organisation
La grande flexibilité est synonyme de défi pour le gérant, car dans l’espace de coworking, il n’existe aucun horaire de travail fixe et les personnes changent souvent. En d’autres termes : sans un système de fermeture efficace, la gestion de l’accès des employés, des indépendants et des créateurs peut rapidement devenir un casse-tête.
Il convient donc d’établir un principe garantissant l’organisation et l’accès des différentes personnes aux différents espaces et équipements. Il faut que les tâches administratives soient réduites au minimum et que la sécurité soit maximale.
Pour cela, une solution d’accès intelligente permettant de moduler à volonté les locaux et les personnes est indispensable.
Les problèmes des clés « traditionnelles »
Le mode d’organisation classique consiste à installer un système de fermeture avec des cylindres de fermeture mécaniques. Dans ce cas, le gérant possède une clé principale (« passe-partout ») qui permet d’ouvrir tous les cylindres de fermeture du bâtiment. Les utilisateurs de l’espace de coworking détiennent des copies des clés dont ils ont besoin pour les secteurs qu’ils utilisent. Dans ce cas, il faut noter les clés qui ont été remises afin de pouvoir récupérer la totalité des clés à la fin du contrat.
Cette solution trouve ses limites lorsque les clés sont nombreuses et que les utilisateurs changent fréquemment : y a-t-il suffisamment de clés disponibles pour toutes les personnes autorisées ? Que se passe-t-il pour les nouveaux utilisateurs, qui ont également besoin d’une clé ? Comment agrandit-on les bureaux quand on a besoin de plus d’espace ?
Les tâches administratives du gérant augmentent à chaque nouveau contrat. Pour les locataires eux-mêmes, ces questions non élucidées peuvent être un critère d’exclusion quand il s’agit de choisir un espace de coworking adéquat. En fin de compte, le temps investi doit être réduit au minimum pour les deux parties.
En outre, les risques en matière de sécurité sont élevés. Si une clé est perdue, il faut dans le pire des cas changer complètement les serrures et les clés et organiser une nouvelle distribution. Lors du remplacement, le fonctionnement quotidien ne peut plus être assuré, ce qui diminue les recettes pendant cette période.
Une alternative à privilégier : un système de fermeture numérique
Comme nous avons pu le voir, dans un espace de coworking, un système mécanique n’est pas sécurisé et peut rapidement devenir très coûteux. La meilleure solution est un système d’accès numérique intelligent. L’organisation de clés est largement plus simple, la sécurité augmente et la gestion des espaces est pratique.
Les clés mécaniques sont remplacées par des supports d’identification modernes (transpondeur ou SmartCard). Grâce à la technologie RFID, les portes s’ouvrent immédiatement, sans clé et en fonction de l’utilisateur. Le nombre de collaborateurs n’a alors plus aucune importance. Les nouvelles personnes qui ont besoin d’accéder à un secteur donné peuvent obtenir une autorisation en quelques secondes. Un collaborateur ne doit plus disposer d’un accès ou un transpondeur a été perdu ? Pas de problème : en quelques clics, le support est bloqué et la sécurité des bâtiments est rétablie.
De même, quelques secondes suffisent pour accorder un droit d’accès à de nouveaux espaces. Il est ainsi rapide et simple de donner accès à des espaces et des équipements, même temporairement. Aucun obstacle ne s’oppose à une réunion spontanée dans une nouvelle salle de réunion.
Le système de fermeture numérique soulage également le gérant, non seulement lors de la remise des clés, mais aussi en offrant une vue d’ensemble sur l’ensemble du bâtiment. Grâce à DoorMonitoring, le système fournit à tout moment des rapports sur la situation actuelle. Il est possible de savoir immédiatement qui est entré et quand. En outre, le logiciel alerte les utilisateurs si un événement compromet la sécurité, par exemple si une porte reste ouverte.
De plus, le système d’accès intelligent à l’espace de coworking offre une fonction de traçage. Grâce à cette fonction, il est possible d'identifier à tout moment qui est entré dans le bâtiment ou la pièce.
Sécurité de vos espaces de coworking
Les avantages d’un système de fermeture numérique sont nombreux, notamment en termes de sécurité et de maîtrise des accès.
Espaces de coworking : les questions à se poser
SimonsVoss vous offre la possibilité de réaliser un diagnostic interne afin de soulever les besoins en matière de sécurité et de contrôle des accès. Ce diagnostic est essentiel car il permet à nos experts, de vous proposer la solution la plus adaptée.
L’objectif est de faire le point sur la situation actuelle en mettant en avant des points d’attention :
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Expert dans les technologies d'accès numériques, SimonsVoss est à la pointe de la sécurité depuis plus de 20 ans. Nos composants de fermeture numérique innovants peuvent être combinés les uns aux autres sans problème. Les systèmes SimonsVoss constituent un investissement parfaitement sûr, car chaque système de fermeture peut être enrichi d’un nouveau logiciel ou de nouveaux composants, même après de nombreuses années !
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