À qui donner les clés de son entreprise en toute sécurité ?
Pour avoir accès à une entreprise, dans la mesure où vous n'êtes pas un visiteur obligé de sonner à la porte, vous avez besoin d'une clé. Comme l'indique le texte suivant, les personnes obtenant cet accès et les droits accordés peuvent varier considérablement.
À qui la clé de l'entreprise est-elle confiée ?
Dès le départ, il est déjà clair qui doit systématiquement recevoir les clés de l'entreprise : les propriétaires, les directeurs et, la plupart du temps, les collaborateurs qui travaillent sur le site. Mais la clé de l'entreprise peut également être remise à des intervenants extérieurs. Il s'agit ici de s'attarder sur les prestataires de services externes qui doivent avoir accès aux locaux de l'entreprise. Par exemple, certains personnels de ménage travaillent régulièrement dans l'entreprise et ont donc besoin d'une clé de l'entreprise. Certaines personnes s'occupent peut-être de la maintenance régulière, comme les experts en informatique. De même, certains fournisseurs doivent éventuellement avoir accès à l'entrepôt. Dans tous ces cas, il est judicieux de leur confier également une clé de l'entreprise.
Plus qu'une seule clé
Au premier abord, le terme de « clé d'entreprise » fait penser à une clé unique. Pour autant, surtout dans les grandes entreprises, une seule clé ne suffit souvent pas. Selon le système de fermeture, l'accès à l'entrée de l'entreprise et à son propre poste de travail peut déjà nécessiter des clés différentes. Par ailleurs, selon son domaine de responsabilité, des clés supplémentaires peuvent venir s'ajouter. Salle des serveurs, réserves, salle des archives : tous ces locaux peuvent eux aussi nécessiter leurs propres clés. Si bien qu'au lieu d'une seule clé, vous aurez besoin d'un trousseau entier.
Que faut-il prendre en compte en matière de clés d'entreprise
Ce qui vaut pour la remise de clés privées peut s'appliquer tout autant aux clés d'une entreprise : cette remise doit être consignée aussi précisément que possible. Il est important de désigner concrètement les parties remettant les clés de l'entreprise, la société et le destinataire des clés. Étant donné que, comme nous l'avons déjà indiqué, il arrive que plusieurs clés soient remises, il convient de préciser exactement les clés remises et leur nombre afin de garantir la traçabilité par la suite.
La consignation de la remise de la clé de l'entreprise n'est que l'un des aspects : il est tout aussi judicieux de déterminer ce qui se passe si une clé est perdue malgré toutes les précautions prises. Qui est responsable ? Où la perte doit-elle être signalée ? Quelles sont les conséquences ?
Une perte de clés s'avère coûteuse pour tout le monde
La perte d'une clé d'entreprise est toujours ennuyeuse. Si une telle perte est déjà pénible dans la sphère privée, elle est encore plus coûteuse dans la sphère professionnelle : s'il est nécessaire de changer de serrure pour éviter qu'une personne non autorisée ne puisse accéder à l'entreprise du fait de la perte de la clé, vous n'êtes plus la seule personne concernée. Toute l'entreprise l'est aussi. L'impact est encore plus important en présence d'un système de fermeture car, dans ce cas, tous les cylindres de fermeture et toutes les clés doivent être remplacés afin que chaque collaborateur reçoive de nouvelles clés. Facile d'imaginer que la perte de la clé de l'entreprise devient alors très coûteuse.
Pour plus de sécurité : le système de fermeture numérique
Il est possible d'éviter les coûts liés à la perte de clés en profitant des avantages que présente un système de fermeture numérique. Même avant cela, ce système démontre déjà ses avantages : avec un système de fermeture numérique, les gens hésitent moins à signaler au plus tôt la perte de la clé d'entreprise. Le terme de « clé » n'est pas exact dans ce cas, car la clé de l'entreprise est en fait un support de fermeture numérique, comme un transpondeur sur lequel toutes les autorisations d'accès peuvent être enregistrées. Ainsi, même si vous disposez de nombreuses autorisations, vous n'avez qu'un seul support plutôt qu'un gros trousseau de clés. Par ailleurs, si jamais cette « clé d'entreprise » est perdue, elle peut être bloquée en quelques clics de souris dans le système.