Bedrijfssleutel
Om toegang tot een bedrijf te krijgen, is een bedrijfssleutel nodig – tenzij u bezoeker bent, want dan moet u zich gewoon aanmelden. Wie deze toegang krijgt en welke bevoegdheden daarbij horen, kan sterk uiteenlopen. De volgende tekst geeft daar een goed voorbeeld van.
Wie de bedrijfssleutel ontvangt
Op het eerste gezicht is meteen duidelijk wie in elk geval een bedrijfssleutel ontvangt: eigenaars, managers en in de meeste gevallen ook de medewerkers die ter plaatse werken. Maar de bedrijfssleutel kan ook bestemd zijn voor externe personen. Hier moet beoordeeld worden welke externe dienstverleners toegang moeten krijgen tot de bedrijfsruimten. Dit geldt bijvoorbeeld voor reinigingspersoneel dat regelmatig in het bedrijf werkt en dus een bedrijfssleutel nodig heeft. Misschien bestaat er ook servicepersoneel dat regelmatig onderhoud uitvoert, zoals IT-experts. Of leveranciers die op eigen initiatief toegang tot het magazijn moeten hebben. In al deze gevallen is het zinvol dat ook zij een bedrijfssleutel krijgen.
Niet slechts één sleutel
In eerste instantie klinkt "bedrijfssleutel" als één enkele sleutel, maar – juist in grotere bedrijven – is één sleutel vaak niet genoeg. Afhankelijk van het sluitsysteem kunnen de toegangen tot het bedrijf en de eigen werkplek al verschillende sleutels zijn. Afhankelijk van het eigen takenpakket kan dit ook nog andere bedrijfssleutels betreffen. Serverruimte, opslagruimten, archieven: voor al deze ruimten kunnen aparte sleutels nodig zijn. Zo kan in plaats van één enkele sleutel een echt dikke sleutelbos ontstaan.
Waarop moet worden gelet bij de bedrijfssleutel
Wat geldt voor een overdracht bij particuliere sleutels, is ook van toepassing op bedrijfssleutels: de overdracht moet zo precies mogelijk worden geprotocolleerd. Belangrijk is, welke partijen de bedrijfssleutels overhandigen – het bedrijf en de ontvangers van de sleutel(s) moeten concreet worden benoemd. Aangezien het, zoals gezegd, kan zijn dat meer dan één sleutel wordt overgedragen, moet precies benoemd worden welke sleutels dit betreft, inclusief het precieze aantal, zodat dit ook achteraf nog kan worden gecontroleerd.
Het puur overdragen van de bedrijfssleutel protocolleren is één kant van de medaille. Aan de andere kant is het ook zinvol vast te leggen wat er gebeurt, wanneer ondanks alle voorzichtigheid toch een keer een sleutel kwijtraakt. Wie is aansprakelijk? Waar moet het verlies gemeld worden? Wat zijn de gevolgen?
Een probleem voor alle betrokkenen: het verlies van sleutels
Als een bedrijfssleutel kwijtraakt, is dat vervelend. Wat privé al behoorlijk lastig is, wordt zakelijk nog arbeidsintensiever: wanneer het slot vervangen moet worden, omdat iemand anders door het verlies van de sleutel onbevoegd toegang tot het bedrijf zou kunnen hebben, dan betreft het niet alleen uzelf, maar ook het hele bedrijf. Nog ingrijpender wordt het, mocht het een heel sluitsysteem betreffen, want in dit geval moeten alle cilinders en sleutels worden vervangen zodat elke medewerker nieuwe sleutels krijgt. Dat het verlies van de bedrijfssleutel dus erg duur wordt, kan men zich voorstellen.
Voor meer veiligheid: het digitale sluitsysteem
Kostbaar verlies van sleutels kan worden voorkomen door te kiezen voor de voordelen van een digitaal sluitsysteem. Waarbij het voordeel al meteen bij het begin merkbaar wordt: bij een digitaal sluitsysteem daalt al direct de drempel om te melden dat een bedrijfssleutel verloren is. Waarbij "sleutel" in dit geval het verkeerde woord is, want de bedrijfssleutel is hier een digitaal sluitmedium, zoals een transponder, waarop alle toegangsrechten kunnen worden opgeslagen. Op die manier heeft men ook met veel toegangsrechten maar één sleutel in plaats van één grote sleutelbos. Wanneer deze "bedrijfssleutel" kwijtraakt, kan hij met een paar muisklikken in het systeem geblokkeerd worden.