Låsa rätt i ett coworking space
Vad är egentligen ett coworking space?
Coworking spaces är den optimala lösningen när det handlar om att ställa flexibla kontorsutrymmen till förfogande. Särskilt i rådande läge är egenföretagare och även anställda inte bundna till en viss plats för att kunna utföra sitt jobb. Framför allt i kreativa branscher och hos start up-företag är möjligheten att hyra ett flexibelt arbetsrum mycket populärt.
Det sociala utbytet i coworking spaces – även företagsövergripande – är en ytterligare orsak för till att många användare hyr ett kontorsutrymme. Det gäller även event och möten som kan äga rum i lokalerna. Genom att olika företag och personer besöker ett coworking space uppstår inte sällan värdefulla affärsrelationer.
Inte heller utrustningen brukar lämna mycket i övrigt att önska. Ofta finns det skrivbord, mötesrum, seminarierum, kök och loungeområde. Dessutom erbjuder den tekniska infrastrukturen i coworking spaces av avsevärd fördel särskilt för nystartade företag. De behöver inte omedelbart skaffa kontorsutrustning, internet eller hårdvara utan detta ingår i hyran.
Olika sätt att använda coworking spaces
Coworking kan begränsa sig till ett enskilt företag genom att en befintlig utrymmespotential används av olika avdelningar eller medarbetare vid olika tider – några ”egna kontor” finns inte eller bara i ringa omfattning för medarbetare som regelbundet befinner sig på kontoret.
Coworking kan även från första början vara mål och syfte för (nya) kontorslokaler Här skapas olika arbetsutrymmen i större stil och de delas upp så att flera olika användare (i regel hyresgäster) temporärt eller under längre tid kan sköta sina verksamheter här. Den här konstellationen hittar man oftare bland unga företag, emellanåt i närbesläktade verksamhetsområden.
Gemensamt för de båda formerna är i regel att det finns en infrastruktur som används tillsammans. Det kan vara allt från parkeringsgarage, reception, loungeområde på takterrassen, catering från en extern leverantör, träningslokal till lokaler för barnomsorg.
Krav på organisationen
Den stora flexibiliteten ställer också stora krav på hyresvärden, eftersom det inte finns några fasta arbetstider i ett coworking space och många olika personer är i rörelse. Följden: Hantering av tillträde för anställda, frilansare och företagsgrundare kan snabbt bli ett problem utan ett välfungerande låssystem.
Därför gäller det att skapa ett koncept som säkerställer ordningen och att olika personer kan få tillgång till olika utrymmen och utrustning. Devisen lyder: minsta möjliga administration med största möjliga säkerhet.
Ett intelligent tillträdessystem som möjliggör valfri skalning av utrymmen och personer går inte att klara sig utan.
Problem med ”vanliga” nycklar
Det klassiska sättet att ordna detta vore att installera ett låssystem med mekaniska låscylindrar. Här har hyresvärden en huvudnyckel (generalnyckel) som kan användas till samtliga låscylindrar i byggnaden. Coworking space-användare får kopior av de nycklar de behöver för att få tillträde till sina respektive områden. Man måste i detta fall logga nyckelöverlämningen så att alla nycklar verkligen lämnas tillbaka när ett hyresavtal upphör.
Detta sätt når sin gräns när det handlar om ett stort antal nycklar och många olika användare: Finns det tillräckligt många nycklar tillgängliga för alla behöriga personer? Vad händer om det tillkommer nya användare som också behöver en nyckel? Hur utökar man kontorslokalerna när det behövs mer plats?
Hyresvärdens administrativa arbete ökar med varje nytt avtal. Även för hyresgästerna själva är dessa frågor ibland avgörande när det handlar om att välja coworking space. Tanken är ju ska det ju vara så enkelt som möjligt för båda parter.
Även säkerhetsrisken är hög. Om en nyckel försvinner måste i värsta fall alla lås och nycklar bytas ut. Dessutom blir det svårt att hålla verksamheten igång under pågående byte vilket kan påverka affärerna negativt.
Ett bättre alternativ: ett digitalt låssystem
Vi har redan insett det: Ett mekaniskt system i ett coworking space är osäkert och kan snabbt bli mycket dyrt. Lösningen ligger i ett intelligent digitalt tillträdessystem. Nyckelhanteringen underlättas enormt, säkerheten höjs och hanteringen av lokalerna kan skötas bekvämt.
Mekaniska nycklar ersätts av moderna identifikationsmedier (transpondrar eller SmartCards). Tack vare RFID-teknik kan användare låsa upp ”sina” dörrar utan nyckel. Antalet medarbetare spelar inte längre någon roll. Även nya personer som ska ha tillträde till ett visst område kan aktiveras i systemet på några sekunder. Ska tillträdesbehörigheten begränsas för en medarbetare eller har en transponder tappats bort? Inga problem: Med några få klick är mediet spärrat och säkerheten återställd i byggnaden.
Även det motsatta, att lägga till nya utrymmen, kan förverkligas på några sekunder. Flexibel utökning av lokaler och utrustning sker därmed snabbt och enkelt – även temporärt. Det är inget som står i vägen för ett spontant möte i den nya möteslokalen.
Det digitala låssystemet avlastar även hyresvärden. Inte bara vad gäller nyckeldistributionen utan även tack vare överblicken över hela byggnaden. Tack vare DoorMonitoring levererar systemet alltid aktuella statusrapporter. Frågan om vem som har tillträde och när kan besvaras direkt. Dessutom larmar programmet om säkerhetsrisker, till exempel dörrar som står öppna.
Vidare erbjuder ett intelligent coworking space-tillträdessystem möjlighet till uppföljning. Det innebär att man när som helst kan ta reda på vem som har varit i de olika utrymmena.
Inte bara byggnaden är skyddad
Även bommar och portar kan bekvämt anslutas till den intelligenta tillträdeskontrollen. Man kan därmed använda en transponder eller ett SmartCard för att komma in på parkeringsplatsen eller i parkeringshuset.
Identifikationsmediet erbjuder emellertid inte bara tillträde till parkeringsplatser och utrymmen. Även utrustning i byggnaden kan skyddas. Tillträde till känsliga områden eller teknisk utrustning kan utformas flexibelt. Digitala halvcylindrar gör det möjligt att få bekväm åtkomst till kopplings- och serverskåp.
En översikt över dina fördelar
- Inga fasta kontorstider: aldrig mer begränsningar på grund av öppettider tack vare anpassningsbara tidsfönster
- Personalomsättning är inget problem: obegränsad flexibilitet när närvaro av olika personer och persongrupper ofta växlar
- Minimal administration: okomplicerad distribution och insamling av elektroniska nycklar
- Förbättrad nyckelhantering: Tillträdesbehörigheter delas ut med några få klick – även temporärt
- Maximal säkerhet: ingen säkerhetsrisk när nycklar går förlorade samt full spårbarhet
- Kostnads- och tidseffektivt: aldrig mer besvärlig framtagning av (reserv-)nycklar utan i stället snabb aktivering av identifikationsmedier
- Snabb installation: Utbyte av befintliga cylindrar utan kablar och utan att behöva borra
- Bekväm användning: Olika programversioner för alla krav med uppgraderingsmöjlighet
Ett modernt coworking space tack vare tillträdeskontroll från ett proffs
SimonsVoss är expert inom digital låsteknik och står sedan 20 år för säkerhet på högsta nivå. Låskomponenterna från pionjären inom digital låsteknik kan kombineras med varandra utan problem. SimonsVoss-systemen erbjuder full investeringssäkerhet, eftersom varje låssystem kostnadseffektivt kan kompletteras med ny mjukvara och nya komponenter – även efter många år!
Har du frågor? Prata med oss!