Tijdregistratie

Uitgerekend voor HR is een belangrijke vraag: hoeveel tijd hebben de medewerkers gewerkt? Hier komt de tijdregistratie in het spel waarmee de aanwezigheidstijden van de arbeiders worden geregistreerd. Daarbij is het woord of het woorddeel "aanwezigheid" belangrijk, want alleen deze tijden mogen volgens de wet zonder verkregen toestemming worden ingevoerd. Indien er meer gegevens worden verzameld (zoals het verblijf of de verblijfsduur in bepaalde ruimten), moet hiervoor afzonderlijk vooraf toestemming worden verkregen.

Er bestaan veel redenen voor bedrijven om te kiezen voor invoering van een tijdsregistratie. Op de allereerste plaats ligt het voor de hand dat de afdeling Tijdmanagement duidelijk minder werk te doen krijgt, omdat hierdoor processen geautomatiseerd worden die anders handmatig zouden worden gedaan en dus werktijd kosten. Met een besparing van werktijd gaat ook kostenbesparing gepaard, want de bespaarde tijd kan ergens anders productief worden gebruikt.

Naast de pure tijdregistratie kunnen – mits akkoord (zie hierboven) – ook activiteits- en projectgerelateerde tijden duidelijker worden toegewezen en eventueel in de planning worden geoptimaliseerd. Hiermee opgedane ervaringen kunnen ook in de toekomst heel rendabel worden ingezet.

Met een optimale tijdregistratie kan de werkgever dus beter de processen in de gaten houden en krijgt hij of zij bovendien een beter overzicht over wat er gebeurt bij de activiteiten of binnen het bedrijf.

Om de door de tijdregistratie gewenste tijdbesparing ook te realiseren, is uiteraard een bijbehorend systeem nodig. Een tijdregistratie door middel van zelf bijgehouden lijsten of handmatig uitgelezen stempelkaarten zou eerder tijdverlies dan -winst opleveren. Gestempeld wordt in plaats daarvan alleen nog in symbolische zin, bijvoorbeeld bij een terminal om in te checken.

Voor het inchecken is een geschikt medium nodig. In de meeste gevallen zal dit een plastic kaart zijn, maar het is ook mogelijk om de tijdregistratie met een chip of zelfs met een vingerafdruk te gebruiken. Ook gebruik met de smartphone, bijv. door een via de app gegenereerde streepjes- of QR-code, is mogelijk.

Wanneer het erom gaat een systeem voor digitale tijdregistratie te installeren, komen in eerste instantie wat hogere kosten voor u kijken. Dit is vooral in het begin een thema, want het zal niet lang duren voordat de kosten terugverdiend zijn door de installatie van een gedigitaliseerde tijdregistratie.

Een belangrijke factor hierbij is de al eerder genoemde kostenbesparing, doordat medewerkers die in het tijdmanagement werken, ontlast worden. Daardoor komen capaciteiten vrij die winstgevend op een andere plaats ingezet kunnen worden.

Bovendien is de installatie van een systeem zoals gezegd weliswaar een hogere kostenpost, maar de lopende kosten zijn zeer laag. Het digitale tijdregistratiesysteem is dus een investering in de toekomst.

Precies als bij het systeem voor tijdregistratie is het ook bij een digitaal sluitsysteem: de investering verdient zich binnen de kortste keren terug door de lage lopende kosten en de geringe onderhoudsvereisten.

n als u al een digitaal systeem voor tijdregistratie, bijv. met kaarten, gebruikt: de hiervoor gebruikte kaarten kunnen ook tot inzet komen voor ons toegangscontrolesysteem. Neem contact op met ons!